Архивная отрасль Якутии активно включается в процессы цифровой трансформации государственного управления. Одним из практических шагов стала разработка программного приложения «Система мониторинга за организациями», предназначенного для автоматизации сбора и анализа информации об организациях, находящихся в процессе ликвидации, реорганизации и банкротства.
Новый цифровой инструмент разработан для повышения эффективности деятельности Министерства культуры и духовного развития РС(Я), осуществляющего региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле.
Сохранность архивных документов имеет особое значение при ликвидации и банкротстве организаций. Именно в такие периоды возрастает риск утраты документов, в том числе содержащих сведения о трудовой деятельности граждан, необходимых для подтверждения стажа, заработной платы и реализации пенсионных и других социальных прав.
Разработанное приложение позволяет перейти от трудоемкого ручного поиска информации к автоматизированному мониторингу открытых государственных данных.
Программа самостоятельно получает сведения из официального сервиса Федеральной налоговой службы России «Прозрачный бизнес», формирует выгрузки в формате Excel, сравнивает их с ранее полученными данными и сохраняет историю мониторинга. Предусмотрены автоматический запуск по расписанию и направление результатов на электронную почту ответственных специалистов.
Особую значимость разработка приобретает в контексте совершенствования контрольно-надзорной деятельности. Использование цифровых инструментов позволяет своевременно выявлять организации, в отношении которых необходимо дополнительно оценить риски нарушения обязательных требований архивного законодательства.
Полученные сведения могут использоваться для анализа установленных индикаторов риска, в том числе связанных с несвоевременным упорядочением и передачей архивных документов на государственное или муниципальное хранение. После проверки информации и при наличии предусмотренных законодательством оснований результаты анализа могут учитываться при принятии решений о проведении контрольных мероприятий.
При этом применение цифрового мониторинга направлено прежде всего на предупреждение нарушений, а не на увеличение количества проверок. Своевременное получение информации позволит специалистам оперативнее организовывать профилактическую работу и принимать меры, направленные на обеспечение сохранности документов.
Не менее важным направлением является повышение эффективности управления архивной отраслью республики. Систематизация сведений об организациях, анализ изменений их статусов и накопление данных мониторинга создают дополнительные возможности для принятия обоснованных управленческих решений, определения приоритетных направлений работы и координации деятельности государственных и муниципальных архивов.
Разработка приложения показывает, что цифровизация архивного дела не ограничивается переводом документов в электронный вид или созданием информационных систем для пользователей архивов. Современные технологии активно внедряются и в организационные, аналитические и контрольно-надзорные процессы.
Главная цель внедрения цифрового инструмента – сформировать более оперативную, эффективную и профилактически ориентированную систему управления рисками в архивной сфере, обеспечивающую сохранность документов и защиту прав граждан.
Развитие подобных решений станет одним из практических направлений дальнейшей цифровой трансформации архивной отрасли Республики Саха (Якутия), – отметила Мария Турантаева, первый заместитель министра культуры и духовного развития РС(Я), руководитель ведомственной команды цифровой трансформации отрасли культуры.