На первый взгляд кажется, что работа архивиста – сидеть в кабинете, заходить в полутемное хранилище, время от времени перебирать листы дел, осматривая их на предмет сохранности, и, если понадобится, выдавать архивные справки и выписки.
Это поверхностный взгляд человека, который знает о работе архивов приблизительно. Ему, к большому его счастью, не доводилось сталкиваться с такой проблемой, как восстановление документов, трудового стажа, подтверждающего, что положена пенсия или иная выплата, действительно есть cеверный трудовой стаж и так далее. Это всего лишь один из моментов, с которым человек может столкнуться в жизни. Личные документы теряются, могут погибнуть во время стихийного бедствия, пропасть во время переезда.
Но есть еще один очень неприятный момент. Некоторые недобросовестные работодатели, то ли из лени, то ли намеренно, не сдают документы в архив, а предпочитают «забыть» о них. Бывает, что документы выбрасывают на помойку или сжигают. Чаще всего они просто хранятся в помещении. Если предприятие по той или иной причине прекратило свою работу, то такие документы лежат в заброшенных зданиях и могут находиться там годами.
Когда кадровая и финансовая документация, а это договоры о трудоустройстве и справки о заработной плате, приказы и лицевые счета, трудовые книжки с соответствующими записями и датами, надлежащим образом оформлены и переданы на государственное хранение, то человек может сделать запрос в архив и получить все подтверждающие документы.
Если документы утеряны, то у работника нет физической возможности восстановить их, и из-за этого шансы подтвердить трудовую деятельность заметно снижаются. В таком случае Пенсионный фонд не несет ответственности за отсутствие у человека пенсии. Кому-то удается решить данный вопрос через суд, кто-то остается ни с чем. Работодатель, не исполнивший предписанную Федеральным законом №125 обязанность передать документы в архив при ликвидации, создает ситуацию, в которой восстановление трудовых прав и подтверждение стажа становится невозможным без судебного разбирательства, а сама утрата документов напрямую нарушает социальные гарантии гражданина на пенсионное обеспечение.
Поэтому информация о существующих заброшенных архивах крайне важна, и мы с благодарностью готовы получить ее, даже на условиях анонимности (тел.: 8 (4112) 47-61-55, е-mail: okiez@mail.ru или na@gov14.ru).
Именно такой сигнал был получен на этой неделе. В одном из заброшенных зданий на Радиоцентре были обнаружены документы, в том числе по личному составу. Работники отдела комплектования и экспертизы ценности документов Национального архива республики выехали на место и обнаружили помещения со значительным количеством заброшенных документов постоянного срока хранения 1970-1990 годов.
Находились они там в течение значительного времени, поэтому существует вероятность их поражения различными грибками и другими микроорганизмами, поэтому работникам архива приходится использовать индивидуальные средства защиты.
Важно напомнить, что существует несколько видов ответственности, которые грозят предприятию или организации, а также должностным лицам, принявшим решение избавиться от важной документации. Это регулируется Федеральным законом «Об архивном деле», Кодексом об административных правонарушениях и другими законодательными актами. Заброшенные архивы могут обернуться для компании внушительными штрафами. Сумма зависит от типа выброшенной документации и ряда других факторов. Если выявится факт умышленного уничтожения документов, возможна уголовная ответственность.
Мы рекомендуем придерживаться существующих правил хранения важной документации. Наши сотрудники могут дать квалифицированные рекомендации, которые помогут в оформлении документов, расскажут о существующих требованиях и правилах, а также особенностях передачи архивов на государственное хранение.
Для консультации вы можете обратиться в отдел комплектования и экспертизы ценности документов Национального архива Якутии:
Начальник отдела – Громова Лилия Андреевна
Заместитель начальника отдела – Дмитриева Ксения Романовна
Адрес: г. Якутск, ул. Кирова, 14
Тел.: 8 (4112) 47-61-55
E-mail: okiez@mail.ru