На первый взгляд кажется, что работа архивиста – сидеть в кабинете, заходить в полутёмное хранилище, время от времени перебирать листы дел, осматривая их на предмет сохранности, и, если понадобится, выдавать архивные справки и выписки.
Но это лишь поверхностный взгляд человека, который знает о работе архивов приблизительно и ему, к большому его счастью, не доводилось сталкиваться с такой проблемой, как восстановление документов, трудового стажа, подтверждающего, что ему положена пенсия или иная выплата, что у него действительно есть cеверный трудовой стаж и так далее. И это всего лишь один из моментов, с которым человек может столкнуться в жизни. Личные документы теряются, могут погибнуть во время стихийного бедствия, пропасть во время переезда.
Но есть еще один очень неприятный момент. Некоторые недобросовестные работодатели, то ли из лени, то ли намеренно, не сдают документы в архив, а предпочитают «забыть» о них. И это не самый худший вариант, бывает, что документы выбрасывают на помойку или сжигают. Но часто они просто хранятся в каком-то помещении, а если предприятие по той или иной причине прекратило свою работу, то такие документы лежат в заброшенных зданиях и могут находиться там годами. И это при условии, что здание не будет разрушено, снесено, затоплено дождями или сгорит при пожаре.
Если вся кадровая и финансовая документация, а это договоры о трудоустройстве и справки о заработной плате, приказы и лицевые счета, трудовые книжки с соответствующими записями и датами, надлежащим образом оформлена и передана на государственное хранение, то человеку достаточно сделать запрос в архив и ему будут выданы все подтверждающие документы.
Когда документы выкинуты, уничтожены, утеряны, то у работника нет физической возможности восстановить их, и из-за этого шансы подтвердить трудовую деятельность заметно снижаются. В таком случае Пенсионный фонд не несет ответственности за отсутствие у человека пенсии. Кому-то удается решить данный вопрос через суд, кто-то остается ни с чем. Работодатель, не исполнивший предписанную Федеральным законом №125 обязанность передать документы в архив при ликвидации, создает ситуацию, в которой восстановление трудовых прав и подтверждение стажа становится невозможным без судебного разбирательства, а сама утрата документов напрямую нарушает социальные гарантии гражданина на пенсионное обеспечение.
Поэтому информация о существующих заброшенных архивах крайне важна, и мы с благодарностью готовы получить ее, даже на условиях анонимности (тел.: 8 (4112) 47-61-55, е-mail: okiez@mail.ru или na@gov14.ru).
Именно такой сигнал был получен на этой неделе: в одном из заброшенных зданий на Радиоцентре были обнаружены документы, в том числе по личному составу. Работники отдела комплектования и экспертизы ценности документов Национального архива республики выехали на место и действительно обнаружили помещения со значительным количеством заброшенных документов постоянного срока хранения, по личному составу и научно-техническая документация периода 1970-1990 гг. (приказы, распоряжения, штатные расписания, планы, наряды, карточки сотрудников, бухгалтерские документы, переписка, сметы, технические отчеты и другие).
Находятся они там в течение значительного времени, поэтому существует вероятность их поражения различными грибками и другими микроорганизмами, поэтому работникам архива приходится использовать индивидуальные средства защиты.
Важно напомнить, что существует несколько видов ответственности, которые грозят предприятию или организации, а также должностным лицам, которые приняли решение избавиться от важной документации. Это регулируется Федеральным законом «Об архивном деле», Кодексом об административных правонарушениях и другими законодательными актами. Заброшенные архивы могут обернуться для компании внушительными штрафами. Сумма зависит от типа выброшенной документации и ряда других факторов. Если выявится факт умышленного уничтожения документов, возможна уголовная ответственность.
Мы рекомендуем придерживаться существующих правил хранения важной документации, как это осуществить – могут подсказать наши сотрудники, которые дадут квалифицированные рекомендации, помогут в оформлении документов, расскажут о существующих требованиях и правилах, а также особенностях передачи архивов на государственное хранение.
Для консультации вы можете обратиться в отдел комплектования и экспертизы ценности документов Национального архива Якутии:
Начальник отдела – Громова Лилия Андреевна
Заместитель начальника отдела – Дмитриева Ксения Романовна
Адрес: г. Якутск, ул. Кирова, 14
Тел.: 8 (4112) 47-61-55
E-mail: okiez@mail.ru