Требование архивных дел

Требование архивных дел

1. Общая информация

На странице «Требования дел» в системе АИС ЭЛАР пользователь может:

  • создавать запросы на получение дел;
  • просматривать, как исполняются эти запросы.

Внешний вид страницы может меняться в зависимости от выполняемых действий:

1.1. Создание запроса на выдачу дел
Если вы уже отобрали нужные дела, но ещё не отправили запрос, страница откроется в режиме создания требований.

Примечание: как отбирать дела — смотрите в разделе «Путеводитель по фондам».

1.2. Просмотр результатов по уже отправленным требованиям
Если вы ранее отправляли запросы, страница откроется в режиме просмотра результатов.

Чтобы поменять режим, нажмите на пункт меню «Требования дел» и выберите нужный режим из выпадающего списка.

2. Как создать требование

  1. Переключитесь в режим комплектования требований («Список дел для требования»).
  2. Поставьте галочки рядом с нужными делами.
  3. Если нужно убрать дело из списка:
    • нажмите кнопку удаления справа от названия дела;
    • подтвердите удаление, нажав «ОК».
  4. Нажмите кнопку «Сформировать требование».

Откроется форма создания запроса:
5. В поле «Тип носителя» выберите нужный вариант (бумажный или электронный).

  • Если дела находятся на разных носителях, нужно сформировать отдельный запрос для каждого типа.
  • То же самое касается особенно ценных дел — на них нужно отправлять отдельный запрос.
  1. При желании добавьте комментарий в соответствующее поле.
  2. Нажмите «Сформировать».

Дело исчезнет из списка отобранных.

Чтобы узнать, что происходит с вашим запросом — переключитесь в режим просмотра результатов.

3. Как посмотреть, что с моим требованием

  1. Включите режим просмотра результатов (меню «Требования дел»).
    На экране появится список отправленных запросов.

Обозначения:

  • Э — электронный запрос
  • Т — бумажный (традиционный)
  • С — запрос оформлен сотрудником архива

Каждому запросу присваивается номер, например: 46-2015/Э от 28.01.2015.

Пояснение:

  • «46» — номер в системе;
  • «2015» — год;
  • «/Э» — электронный тип запроса.

Если с запросом пока ничего не делали — в графе «Состояние» будет написано «Новое требование».

  1. Чтобы отправить новый запрос в архив:
    • нажмите кнопку отправки запроса;
    • подтвердите действие кнопкой «ОК».

Запрос изменит статус на «В читальном зале».

  1. Чтобы посмотреть историю исполнения:
    • нажмите кнопку истории рядом с запросом.

Откроется окно со списком всех действий, связанных с этим запросом. Там видно, какие дела были включены, когда предоставили доступ и кто его одобрил.

[Место для скриншота: история исполнения требования]

  1. Если архив одобряет доступ — статус меняется на «На исполнении».
  2. Когда администратор системы также подтверждает — статус меняется на «Работа с документами».
  3. Чтобы просмотреть дело — нажмите кнопку просмотра.
  4. Чтобы закрыть доступ к делу:
    • нажмите кнопку закрытия;
    • подтвердите действие, нажав «ОК».

После этого запрос получит статус «Требование выполнено», а дела — статус «Закрыто».